Невидимите разходи зад неправилния избор на Microsoft лиценз

Много компании срещат трудности не само в избора на правилния модел лицензиране, но и в разбирането на дългосрочните последствия от него. Трите основни типа лицензи – OEM (Original Equipment Manufacturer), Retail (FPP – Full Packaged Product) и обемно лицензиране (Volume) – се различават значително по отношение на гъвкавост, цена, права и приложимост в бизнес среда. Изненадващо много фирми все още използват OEM или Retail лицензи, без да осъзнават какви оперативни и финансови затруднения могат да им донесат с времето.

OEM лицензите обикновено са стандартният избор. Те се инсталират предварително на нов хардуер и остават свързани с първото устройство, на което са активирани. Изглеждат достъпни и удобни при покупка на нови компютри, но не предлагат гъвкавост. Не могат да се прехвърлят, а поддръжката се извършва от производителя на хардуера, а не от Microsoft. При по-големи ИТ системи това води до разпокъсани лицензионни решения, които се управляват трудно. Това с времето може да доведе до проблеми при одити, миграции и до повишени разходи.

Retail лицензите (FPP) предлагат малко повече гъвкавост. Те могат да се прехвърлят между устройства и се поддържат директно от Microsoft. Но не са подходящи за централизирано управление или за мащабиране. Всеки лиценз трябва да се активира отделно, което отнема време и създава административна тежест. Цената също е висока в сравнение с обемното лицензиране, което ги прави неподходящи за организации с повече потребители.

В тези случаи експертната помощ е от ключово значение. Много фирми не знаят, че обемното лицензиране решава ограниченията на OEM и Retail моделите и също така предлага по-добра съвместимост и оптимизирани разходи в дългосрочен план. Чрез централизирано управление и закупуване на лицензи в пакет бизнесът получава контрол върху инсталации, обновявания и преразпределяне на лицензи между служители и системи.
Един показателен пример е компания с над 500 служители, използващи ритейл версии на Office Home & Business. Първоначално това е изглеждало като добро решение, но в крайна сметка е довело до твърда структура, ограничения и високи разходи. Подобни случаи не са рядкост и обикновено се откриват едва при одит или при надграждане на системите.
Работата с опитни партньори в областта на лицензирането може да направи голяма разлика. Компании като Forscope, които имат експертиза в девет държави, подпомагат организациите в прегледа на текущите лицензи, откриване на пропуски и преминаване към по-ефективни и централизирани модели. Освен че предлагат икономични софтуерни решения, тези партньори помагат и с подготовка за одит и осигуряване на правна яснота – особено когато се използват лицензи втора употреба като част от стратегията.

Обемното лицензиране отваря врата и към закупуването на използвани лицензи – напълно законни и много по-достъпни, ако са от проверен източник. Те са особено полезни в среди с ограничен бюджет или там, където ИТ разходите трябва да се оптимизират. Forscope има богат опит в оценката и валидирането на тези решения и е надежден партньор за всяка организация, която търси както намаляване на разходите, така и правна сигурност.

„Наблюдаваме промяна – лицензирането вече не е само достъп до софтуер. То се превръща в инструмент за дигитална трансформация. Компаниите, които подхождат стратегически на това, са по-подготвени за хибридна работа, новите изисквания за съвместимост и ограничените ИТ бюджети“, казва Якуб Сулак, главен изпълнителен директор на Forscope.

Разбирането на разликите между OEM, Retail и обемното лицензиране е от съществено значение за всяка компания, която инвестира в Microsoft продукти. Подходящата стратегия не е само въпрос на цена – тя показва колко гъвкава, съвместима и подготвена за бъдещето е една ИТ инфраструктура. С помощта на специалисти бизнесът може да поеме контрола върху софтуерната си среда и да расте уверено.